Секретарь

Выбрать карьеру только для того, чтобы получать деньги – не такая уж сложная проблема, поскольку сегодня на рынке существует огромное количество предложений. Однако выбор карьеры в организации с отличной репутацией – огромная ответственность! Это именно то, что больше всего привлекает в поисках идеальной работы.

Перед тем, как остановиться на чем-то конкретном, следует сначала провести обширное исследование, внимательно взвесить все «за» и «против», чтобы знать абсолютно все о той или иной профессии.

Одним из таких интересных видов деятельности является секретарь. Дочитав данный материал до конца, вы узнаете буквально все: особенности, преимущества, недостатки, а также множество других интересных нюансов.

Секретарь
Секретарь – помощник руководителя, обеспечивающий эффективную работу офиса

В чем заключается профессия секретаря

Роль секретаря в любой компании заключается в том, чтобы выполнять административные функции и работать с документацией. В обязанности секретаря компании также входит ведение электронных документов, связанных с бизнесом офисных процедур, а также договорных соглашений.

Высокий спрос на эту должность был и будет всегда, поскольку именно секретарь занимается:

  • формальными контрактами;
  • новыми соглашениями;
  • планированием различных встреч;
  • другими административными вопросами организации

Существуют различные подкатегории секретарской работы, такие как образовательная, медицинская, культурная, юридическая и другие. Рабочей график этой должности также является бонусом для большинства соискателей.

Несмотря на то, что работа секретаря полностью отличается от администратора, обе эти профессии играют роль «фронтенда» любой компании. Секретари действуют как штатные юристы, выполняя повседневные функции корпоративного отдела компании.

Должностные обязанности: что нужно знать и уметь

Основная обязанность – поддерживать совет компании в разработке стратегии, соответствии, а также выступать в качестве агента, связывающего представителей организации вместе с заинтересованными сторонами.

Основные должностные обязанности:

  • проведение заседаний правления;
  • подготовка и планирование повестки дня;
  • разработка корпоративной стратегии;
  • умение работать во время возникновений конфликтных ситуаций;
  • предоставление уведомлений совету директоров;
  • лучшие способы создания финансовых отчетов;
  • отслеживание заказов на встречи;
  • предоставление разнообразных стратегий по ведению бизнеса;
  • помощь в планировании;
  • соблюдение всех юридических требований и норм компании

Лучший способ определения, в чем же заключается работа секретаря – это интересная, но порой нелегкая и требовательная деятельность, которая отнимает массу времени.

Качества и навыки, необходимые секретарю:

  1. Знание законодательства.
  2. Оценочный подход.
  3. Аналитический склад ума.
  4. Умение быть частью единой команды.
  5. Интерес к различным кейсам, которые могут кардинально отличаться, то есть всестороннее развитие.
  6. Хорошо разбираться в цифрах.
  7. Способность работать под давлением или в стрессовой обстановке.
Должностне обязанности секретаря
Работа секретаря занимает много времени

Главные преимущества профессии

Важность секретаря компании неоспорима, ведь при возникновении любых поручений в первую очередь зовут именно его.

Ниже упомянуты основные плюсы в работе секретаря:

Гибкие сроки по дедлайнам

Когда мы говорим о секретаре, ему практически никогда не указываются четкие дедлайны по выполнению тех или иных задач. Несмотря на то, что эта должность изначально включает в себя важные административные функции, в большинстве случаев профессиональному секретарю не обязательно ставить определенные сроки, поскольку он и сам способен определить приоритетность выполнения той или иной работы.

Столкновение с большим стрессом на работе стало обычным явлением в трудовой жизни, из-за которого мы в конечном итоге сталкиваемся с проблемами со здоровьем или неудовлетворенностью работой.

Если говорить с этой точки зрения, работа секретарем практически никогда не сопровождается стрессовыми ситуациями для самого сотрудника. Все что от него требуется – просто поддерживать повседневную офисную, четко выполняя свои функции.

Это действительно огромное преимущество, поскольку большую часть времени секретарь находится в нормальном состоянии, и стрессу не подвергается.

Удобный рабочий график

Что касается времени работы, должность секретаря также является хорошим вариантом, поскольку она соответствует средним стандартам с возможностью выстраивания более гибкого графика.

Плавающее или заранее неопределенное рабочее время – это часто большое препятствие для многих соискателей, поскольку каждый хочет достичь баланса между профессиональной деятельностью и личной жизнью.

Это действительно серьезная проблема для людей, которым нужно больше времени для личной жизни, но одновременно и хочется преуспеть в карьере.

Роль секретаря очень надежна с точки зрения планирования рабочего и личного времени. Естественно, иногда могут возникать и сверхурочные поручения, но, как правило, секретарь предупреждается об этом заранее.

Большие возможности проявить себя в коллективе

Любой соискатель, помимо оплаты, ожидает внимания в рабочем коллективе, а также желает получить хорошую репутацию среди коллег и начальства. Секретарю это сделать не составит практически никакого труда, поскольку его роль заключается в заботе об общем функционировании коллектива. У него есть много возможностей брать на себя ответственность за положение вещей в офисе и выполнять задачи, которые помогают в бесперебойном функционировании организации.

К примеру, секретарь может составлять графики работы высших должностных лиц, новые соглашения, контракты или даже регулировать некоторые процедуры и тренды.

Следовательно, люди, которые любят брать на себя ответственность за микроклимат в коллективе, могут прямо сейчас серьезно задуматься о профессиональной карьере секретаря.

Не только «бумажная» работа

Существует ошибочное мнение: секретарская деятельность связана исключительно с большими объемами документации, что требует многочасового набора текстов на компьютере. Однако реальность такова, что с развитием технологий секретарская работа существенно упростилась. В результате человек имеет дело только с аппаратными и программными данными, которые хранятся в виде электронных документов.

Рабочая атмосфера секретаря значительно усовершенствовалась, поскольку она связана локальными сетями, что предоставляет быстрый доступ ко всем соответствующим организационным документам. Рабочие станции работают с последними технологическими достижениями, когда все документы загружаются в виде данных и обрабатываются в электронном формате.

Удовлетворение собственных амбиций

Получение удовольствия от того, что человек делает почти каждый день на протяжении многих лет – это очень важный момент. Когда мы говорим о секретарской деятельности, необходимо обладать хорошими навыками принятия решений. Несмотря на все предрассудки, эта должность – несомненно, авторитетная. Дело в том, что она обеспечивает огромное пространство и возможности для реализации собственных амбиций и донесения личного мнения, в том числе и до высшего руководства.

Работая секретарем, вы будете встречаться, и взаимодействовать с начальством высшего звена. Следовательно, это дает хорошее удовлетворение от работы, профессиональное признание в рабочей среде, а также драгоценный опыт и навыки общения с социально успешными людьми.

Возможность выстроить хорошие отношения со всеми сотрудниками коллектива

Взаимодействие с высшими должностными лицами является одним из преимуществ должности секретаря. Это, в свою очередь, повышает степень уважения среди других коллег. Вы можете многое узнать об отрасли, общаясь с руководством, что может помочь вам расти вместе с компанией.

Существуют различные уровни секретарских должностей, обязанности которых отличаются в той или иной степени. Например, исполнительные секретари часто взаимодействуют непосредственно с главными директорами и часто получают от них некоторые дополнительные поручения. Следовательно, для таких секретарей общение и обмен мнениями с высшими должностными лицами является дополнительным преимуществом.

Отсутствие возрастных рамок

Существует ошибочное мнение или представление о том, что люди, которым за 50 или с другой стороны, немного за 20, не подходят для работы в конкурентной среде и теряют свое преимущество на рынке. Но это точно не в случае с должностью секретаря.

Человек с хорошими навыками принятия решений, позитивным отношением к окружающим и готовностью играть в одной команде имеет хорошую возможность стать секретарем в любом возрасте. Это касается в равной степени, как и пожилых людей, так и молодых соискателей, которые еще не успели приобрести опыт.

Согласно недавнему опросу, проведенному Бюро трудовой статистики, число пенсионеров, а также молодых специалистов, которые устроились работать секретарями, увеличилось по сравнению с предыдущими годами. Следовательно, эта работа подходит для всех возрастных категорий.

Отсутствие возрастных рамок в работе секретаря
Секретарём можно работать и в довольно зрелом возрасте

Основные минусы в работе секретарем

Как и в любой другой деятельности, здесь также присутствуют свои недостатки, и в этом нет ничего странного. Сюда можно отнести такие минусы, как уровень оплаты, неидеальный имидж, работа только для женщин, отсутствие возможностей для карьерного роста и т. д.

Давайте рассмотрим эти моменты более детально:

Плата не на должном уровне

Самый распространенный недостаток, который вы можете услышать от большинства людей, работающих секретарем – это достаточно низкая оплата. Несмотря на то, что существует множество возможностей переквалификации на более высокие должности, на самом деле у секретаря действительно не очень высокая заработная плата.

Вы можете проявить себя и создать идеальную репутацию, чтобы получить признание и высокую значимость в компании. Однако невысокая заработная плата была и остается одним из основных недостатков профессии секретаря.

Принимаются преимущественно женщины

Как показывает практика и статистика, профессия секретарь больше подходит женщинам. Поскольку в подавляющем большинстве профессия секретарь принадлежит в основном женщинам, что, само собой, ограничивает мужчин.

«Неидеальный» имидж

Работа секретаря повсеместно драматизируется предрассудками, что женщин-сотрудников неправильно используют или не так обращаются во время работы. Дело в том, что они иногда длительное время пребывают непосредственно с высшими должностными лицами, что порождает разного рода слухи.

В некоторых случаях секретарям приходится много путешествовать с высокопоставленными чиновниками, что еще больше усугубляет проблему имиджа. В том числе и из-за этого многие соискатели отказываются пробовать себя в должности секретаря.

Перспективы профессии

Каждая профессия имеет множество преимуществ и недостатков. Однако, несмотря на отсутствие продвижения в карьере, невысокую оплату и другие нюансы, должность секретаря по-прежнему остается очень востребованной. Эта работа дает признание, удовлетворение амбиций, чувство нужности и многое другое.

Для достижения максимальных успехов секретарь должен постоянно развивать свои навыки, невзирая ни на какие трудности. Сегодня ясно только одно – даже с еще большим ростом технологий на профессию секретаря спрос будет всегда!

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: